Outlook’ta Adres Mektup Birleştirme Nasıl Yapılır – Adım Adım Kılavuz

Güncel Teknoloji Haberleri
image 5
image 5

Adres mektup birleştirme, aynı anda farklı kişilere kişiselleştirilmiş mesajlar göndermek için bir belgeyi bir veri dosyasıyla birleştirir. Veri dosyası, birkaç alıcı için adları, adresleri veya diğer bilgileri içerebilir .

Aynı e-postayı birçok kişiye yazmak için çok fazla zaman harcamaktan kaçınmak istiyorsanız, adres mektup birleştirme ayarlayabilirsiniz.

Bu makalede, Microsoft Outlook’ta nasıl ayarlayabileceğiniz açıklanmaktadır. Genel olarak, MS Outlook, MS Word ve yapılandırılmış verileri depolayan diğer programları kullanırsınız.

Adres Mektup Birleştirmeyi ayarlama

Adres mektup birleştirme kurmanın en uygun yöntemi Word’dür. Bu işlem için posta adreslerini Outlook’tan alabilir veya bir listeye girebilirsiniz.

Bu yöntem için adım adım prosedürü bu kılavuzda bulabilirsiniz.

E-postanızı oluşturun

İlk görev, istediğiniz postayı oluşturmaktır. Mesajı doğrudan bir kelime belgesine yazabilirsiniz. İlk adım aynı zamanda adres mektup birleştirmeyi başlatmaktır. Aşağıdaki adımları takip et:

  1. PC’nizde MS Word’ü açın . E-posta mesajının gövdesini boş belgeye yazın.
  2. Mesajda kişiselleştirmek istediğiniz kısımlar için yer tutucu bırakabilirsiniz. e-posta iletisi oluştur
  3. Bunları daha sonra ekleyebilirsiniz
  4. Dosyayı yerel sürücünüze kaydedin.
  5. Şeritten Postalar  sekmesine tıklayın  .
  6. Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat’ı tıklayın   ve  E-posta İletilerini seçin .adres mektup birleştirme e-posta mesajlarını başlat

Bir Posta Listesi Oluşturun

Outlook’ta kullanabileceğiniz bir kişi listeniz varsa bu adımı atlayın. Word, yeni bir liste oluşturmanıza veya mevcut bir listeyi kullanmanıza olanak tanır. Bu liste bir excel elektronik tablosu, bir veri tabanı veya yapılandırılmış girişleri olan herhangi bir belge olabilir.

Burada, liste için bir excel elektronik tablosu oluşturma adımlarını listeleyeceğiz.

  1. MS Excel’de  boş  bir çalışma kitabı açın  .
  2. Kişiselleştirmek istediğiniz veriler için başlıkları ve içerikleri olan ayrı sütunlar ekleyin.  E-postayı bir alan olarak eklemeyi unutmayın.
  3. Ayrıca, girişler için yalnızca bir sayfa kullandığınızdan emin olun .
  4. Alanlar için verileri girin.ms excel'de liste oluşturma
  5. Elektronik tabloyu yeni bir dosya olarak kaydedin  .

E-postanız için Alıcıları Seçin

Adres mektup birleştirmeyi alıcılarına bağladığınız adımdır. Aralarından seçim yapabileceğiniz üç seçenek vardır. Yeni bir liste oluşturabilir, mevcut bir listeyi kullanabilir veya Outlook kişilerinden seçim yapabilirsiniz.

Alıcıların bir Outlook kişi  listeniz varsa, aşağıdaki talimatları izleyin:

  1. İleti gövdesinin bulunduğu Word belgesine gidin. 
  2. Postalar  sekmesinden Alıcıları Seç’e  tıklayın  . Ardından  Outlook Kişilerinden Seç öğesini seçin . Gerekirse bir Profil Adı  seçin  ve  Tamam’a basın .
    görünümden alıcı seç
  3. İstenirse hesabınıza giriş yapın.
  4. Birçok kişi listeniz olabilir. İstediğinizi seçin ve Tamam’ı  tıklayın .kişi listesi görünümünü seç
  5. Posta listeniz için alıcıları seçmek üzere yeni penceredeki her bir onay kutusunu kullanın. Ardından Tamam’ı  seçin .alıcı listesini düzenle

Yeni bir liste oluşturmak istemeniz durumunda  şu yönergeleri izleyin:

  1. Postalar  sekmesinden Alıcıları Seç’e  tıklayın  . Ardından  Yeni Bir Liste Yazın’ı seçin .
  2. İlk olarak,  Sütunları Özelleştir’e tıklayın . Ekle ,  Sil  ve  Yeniden Adlandır  düğmelerini kullanarak  yalnızca  istediğiniz alan adlarını  ayarlayın. Ardından Tamam’a  tıklayın .adres listesini özelleştir
  3. İhtiyacınız olan verileri girin. Girişleri değiştirmek için Yeni  Giriş  ve  Girişi Sil  düğmelerini kullanın. Ardından  Tamam’a basın. adres listesi girişleri

Farklı bir kaynak kullanarak bir liste oluşturduysanız, listeden  seçim yapmak için aşağıdaki adımları izleyin:

  1. Postalar  sekmesinden Alıcıları Seç’e  tıklayın  . Ardından  Mevcut Bir Listeyi Kullan öğesini seçin .
  2. Listenizi kaydettiğiniz konuma gidin. Sonra aç.
  3. Listeyi içeren sayfayı seçin ve Tamam’ı  seçin . Bu kılavuzu takip ettiyseniz, yalnızca bir seçeneğiniz olmalıdır. İlk veri satırı sütun başlıklarını içerir  seçeneğinin  işaretli olduğundan emin olun  .

Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat  grubundan Alıcı Listesini Düzenle’yi  seçerek  listenizi kontrol edebilir ve düzenleyebilirsiniz  .

Adres Mektup Birleştirme Alanları Ekle

Bu adımda mesajda kullanmış olduğunuz yer tutucuları doldurabilirsiniz. Kişiselleştirilmiş karşılama da ekleyebilirsiniz. Bunu yapmak için aşağıdaki talimatları izleyin:

  1. Mesajınızda bir yer tutucu seçin ve ardından  Birleştirme Alanı Ekle’ye tıklayın . Alanları Yaz ve Ekle  grubunda bulunur  .
  2. Eşleşen alanı seçin ve  Ekle’yi seçin .yer tutucuya birleştirme alanları ekle
  3. Belgenizdeki ekleme noktasını değiştiremezsiniz. Yer tutucuyu seçmeniz ve birleştirme alanını her biri için ayrı ayrı eklemeniz gerekir.
  4. Tüm yer tutucular için bu adımları izleyin.
  5. Mesajınızda karşılama satırı yoksa eklemek isteyebilirsiniz. Karşılama Hattı’na tıklayın  . Yeni pencerede, seçenekleri ihtiyacınıza göre biçimlendirin ve Tamam’ı  seçin .selamlama satırı ekle

E-postanızı önizleyin

Bir e-posta göndermeden önce , yanlışlıklar olup olmadığını kontrol etmek için e-postayı önizlemek önemlidir. Adres mektup birleştirmeyi şu şekilde önizleyebilirsiniz:

  1. Postalar  sekmesinden Sonuçları Önizle’ye  tıklayın  . 
  2. Artık postanın bir alıcıya nasıl görüneceğine dair bir örnek görebilirsiniz.önizleme sonucu
  3. Değerlerin biçimi, ihtiyacınız olan şey olmayabilir. Örneğin, para birimi değeri bir tam sayı olarak görünebilir.
  4. Bu durumda  Alt + F9 tuşlarına basın . Bazılarının Alt + Fn + F9 tuşlarına basması gerekebilir  . Artık Birleştirme Alanları için alan kodlarını görebilirsiniz.birleştirme alanı kodu
  5. Alan kodunu düzenlemeniz gerekiyor. Farklı değer türleri değişen kodlara sahiptir. Sözdizimlerini internette arayabilirsiniz .
  6. Örneğin, para birimi değerini  değiştirmek için koda \# $,0,00 eklemeniz gerekir  .
    birleştirme alanı kodunu değiştir
  7. Alt + F9 tuşlarına  tekrar   basın   ve değişiklikleri görmek için Sonuçları Önizle’ye tıklayın.birleştirme alanları için doğru ayarlar

Bitir ve Kaydet

Son adım bitirmek, konu satırına girmek ve e-postayı göndermektir. Ayrıca başka bir belgeye adres mektup birleştirme yapabilir veya ihtiyacınız varsa ileti belgesini yazdırabilirsiniz. Bitirmek için şu talimatları izleyin:

  1. Postalar  sekmesinden Bitir ve  Birleştir’e  tıklayın  .
  2. Tüm belgeleri önizlemek ve düzenlemek için Bireysel Belgeleri Düzenle’yi  seçebilirsiniz  . Herhangi bir değişiklik istemiyorsanız, bunu yapmanıza gerek yoktur.
  3. Değişiklikleri yaptıktan sonra yeni pencereyi kapatın. Değişiklikleri uygulamak için Kaydet’i  seçin  .
  4. Bitir ve Birleştir’e  tekrar tıklayın  . Bu sefer E-posta Mesajları Gönder’i seçin  .
  5. Konu satırına e-postanızın  konusunu yazın . E-postaları göndermek için Tamam’a tıklayın  . 
    adres mektup birleştirmeyi bitir
  6. Çok sayıda alıcıya e-posta göndermeniz gerekiyorsa, aynı anda daha az alıcıya göndermek daha iyidir.  Bitir ve Birleştir penceresindeki Başlangıç ​​___ Bitiş ___ seçeneği ile yapabilirsiniz  .
  7. Word dosyasını ileride kullanmak üzere kaydetmek iyi bir fikirdir . Bu belge, posta listesi için kaynak dosyayla olan bağlantıyı korur.