Adres mektup birleştirme, aynı anda farklı kişilere kişiselleştirilmiş mesajlar göndermek için bir belgeyi bir veri dosyasıyla birleştirir. Veri dosyası, birkaç alıcı için adları, adresleri veya diğer bilgileri içerebilir .
Aynı e-postayı birçok kişiye yazmak için çok fazla zaman harcamaktan kaçınmak istiyorsanız, adres mektup birleştirme ayarlayabilirsiniz.
Bu makalede, Microsoft Outlook’ta nasıl ayarlayabileceğiniz açıklanmaktadır. Genel olarak, MS Outlook, MS Word ve yapılandırılmış verileri depolayan diğer programları kullanırsınız.
Adres Mektup Birleştirmeyi ayarlama
Adres mektup birleştirme kurmanın en uygun yöntemi Word’dür. Bu işlem için posta adreslerini Outlook’tan alabilir veya bir listeye girebilirsiniz.
Bu yöntem için adım adım prosedürü bu kılavuzda bulabilirsiniz.
E-postanızı oluşturun
İlk görev, istediğiniz postayı oluşturmaktır. Mesajı doğrudan bir kelime belgesine yazabilirsiniz. İlk adım aynı zamanda adres mektup birleştirmeyi başlatmaktır. Aşağıdaki adımları takip et:
- PC’nizde MS Word’ü açın . E-posta mesajının gövdesini boş belgeye yazın.
- Mesajda kişiselleştirmek istediğiniz kısımlar için yer tutucu bırakabilirsiniz.
- Bunları daha sonra ekleyebilirsiniz
- Dosyayı yerel sürücünüze kaydedin.
- Şeritten Postalar sekmesine tıklayın .
- Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat’ı tıklayın ve E-posta İletilerini seçin .
Bir Posta Listesi Oluşturun
Outlook’ta kullanabileceğiniz bir kişi listeniz varsa bu adımı atlayın. Word, yeni bir liste oluşturmanıza veya mevcut bir listeyi kullanmanıza olanak tanır. Bu liste bir excel elektronik tablosu, bir veri tabanı veya yapılandırılmış girişleri olan herhangi bir belge olabilir.
Burada, liste için bir excel elektronik tablosu oluşturma adımlarını listeleyeceğiz.
- MS Excel’de boş bir çalışma kitabı açın .
- Kişiselleştirmek istediğiniz veriler için başlıkları ve içerikleri olan ayrı sütunlar ekleyin. E-postayı bir alan olarak eklemeyi unutmayın.
- Ayrıca, girişler için yalnızca bir sayfa kullandığınızdan emin olun .
- Alanlar için verileri girin.
- Elektronik tabloyu yeni bir dosya olarak kaydedin .
E-postanız için Alıcıları Seçin
Adres mektup birleştirmeyi alıcılarına bağladığınız adımdır. Aralarından seçim yapabileceğiniz üç seçenek vardır. Yeni bir liste oluşturabilir, mevcut bir listeyi kullanabilir veya Outlook kişilerinden seçim yapabilirsiniz.
Alıcıların bir Outlook kişi listeniz varsa, aşağıdaki talimatları izleyin:
- İleti gövdesinin bulunduğu Word belgesine gidin.
- Postalar sekmesinden Alıcıları Seç’e tıklayın . Ardından Outlook Kişilerinden Seç öğesini seçin . Gerekirse bir Profil Adı seçin ve Tamam’a basın .
- İstenirse hesabınıza giriş yapın.
- Birçok kişi listeniz olabilir. İstediğinizi seçin ve Tamam’ı tıklayın .
- Posta listeniz için alıcıları seçmek üzere yeni penceredeki her bir onay kutusunu kullanın. Ardından Tamam’ı seçin .
Yeni bir liste oluşturmak istemeniz durumunda şu yönergeleri izleyin:
- Postalar sekmesinden Alıcıları Seç’e tıklayın . Ardından Yeni Bir Liste Yazın’ı seçin .
- İlk olarak, Sütunları Özelleştir’e tıklayın . Ekle , Sil ve Yeniden Adlandır düğmelerini kullanarak yalnızca istediğiniz alan adlarını ayarlayın. Ardından Tamam’a tıklayın .
- İhtiyacınız olan verileri girin. Girişleri değiştirmek için Yeni Giriş ve Girişi Sil düğmelerini kullanın. Ardından Tamam’a basın.
Farklı bir kaynak kullanarak bir liste oluşturduysanız, listeden seçim yapmak için aşağıdaki adımları izleyin:
- Postalar sekmesinden Alıcıları Seç’e tıklayın . Ardından Mevcut Bir Listeyi Kullan öğesini seçin .
- Listenizi kaydettiğiniz konuma gidin. Sonra aç.
- Listeyi içeren sayfayı seçin ve Tamam’ı seçin . Bu kılavuzu takip ettiyseniz, yalnızca bir seçeneğiniz olmalıdır. İlk veri satırı sütun başlıklarını içerir seçeneğinin işaretli olduğundan emin olun .
Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat grubundan Alıcı Listesini Düzenle’yi seçerek listenizi kontrol edebilir ve düzenleyebilirsiniz .
Adres Mektup Birleştirme Alanları Ekle
Bu adımda mesajda kullanmış olduğunuz yer tutucuları doldurabilirsiniz. Kişiselleştirilmiş karşılama da ekleyebilirsiniz. Bunu yapmak için aşağıdaki talimatları izleyin:
- Mesajınızda bir yer tutucu seçin ve ardından Birleştirme Alanı Ekle’ye tıklayın . Alanları Yaz ve Ekle grubunda bulunur .
- Eşleşen alanı seçin ve Ekle’yi seçin .
- Belgenizdeki ekleme noktasını değiştiremezsiniz. Yer tutucuyu seçmeniz ve birleştirme alanını her biri için ayrı ayrı eklemeniz gerekir.
- Tüm yer tutucular için bu adımları izleyin.
- Mesajınızda karşılama satırı yoksa eklemek isteyebilirsiniz. Karşılama Hattı’na tıklayın . Yeni pencerede, seçenekleri ihtiyacınıza göre biçimlendirin ve Tamam’ı seçin .
E-postanızı önizleyin
Bir e-posta göndermeden önce , yanlışlıklar olup olmadığını kontrol etmek için e-postayı önizlemek önemlidir. Adres mektup birleştirmeyi şu şekilde önizleyebilirsiniz:
- Postalar sekmesinden Sonuçları Önizle’ye tıklayın .
- Artık postanın bir alıcıya nasıl görüneceğine dair bir örnek görebilirsiniz.
- Değerlerin biçimi, ihtiyacınız olan şey olmayabilir. Örneğin, para birimi değeri bir tam sayı olarak görünebilir.
- Bu durumda Alt + F9 tuşlarına basın . Bazılarının Alt + Fn + F9 tuşlarına basması gerekebilir . Artık Birleştirme Alanları için alan kodlarını görebilirsiniz.
- Alan kodunu düzenlemeniz gerekiyor. Farklı değer türleri değişen kodlara sahiptir. Sözdizimlerini internette arayabilirsiniz .
- Örneğin, para birimi değerini değiştirmek için koda \# $,0,00 eklemeniz gerekir .
- Alt + F9 tuşlarına tekrar basın ve değişiklikleri görmek için Sonuçları Önizle’ye tıklayın.
Bitir ve Kaydet
Son adım bitirmek, konu satırına girmek ve e-postayı göndermektir. Ayrıca başka bir belgeye adres mektup birleştirme yapabilir veya ihtiyacınız varsa ileti belgesini yazdırabilirsiniz. Bitirmek için şu talimatları izleyin:
- Postalar sekmesinden Bitir ve Birleştir’e tıklayın .
- Tüm belgeleri önizlemek ve düzenlemek için Bireysel Belgeleri Düzenle’yi seçebilirsiniz . Herhangi bir değişiklik istemiyorsanız, bunu yapmanıza gerek yoktur.
- Değişiklikleri yaptıktan sonra yeni pencereyi kapatın. Değişiklikleri uygulamak için Kaydet’i seçin .
- Bitir ve Birleştir’e tekrar tıklayın . Bu sefer E-posta Mesajları Gönder’i seçin .
- Konu satırına e-postanızın konusunu yazın . E-postaları göndermek için Tamam’a tıklayın .
- Çok sayıda alıcıya e-posta göndermeniz gerekiyorsa, aynı anda daha az alıcıya göndermek daha iyidir. Bitir ve Birleştir penceresindeki Başlangıç ___ Bitiş ___ seçeneği ile yapabilirsiniz .
- Word dosyasını ileride kullanmak üzere kaydetmek iyi bir fikirdir . Bu belge, posta listesi için kaynak dosyayla olan bağlantıyı korur.